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废旧物资处置中缺斤短两的启示

发布时间:2015-01-30 9:52:49 消息来源:理道财税咨询网 作者:理道财税咨询网 浏览:61061

消息来源: 财会信报

案例

  据报载,2013年,海口一公司两名工作人员王某、黄某利用监管废铁料过磅和填写废旧材料售让单的职务便利,与废品收购公司李某勾结,共同侵占公司7万余元。     

    王某是负责监管公司废铁料过磅的监磅员,黄某是司磅员,同时还负责填写废旧材料售让单,两人联合串通某废旧贸易有限公司收料员李某进行舞弊。当李某去公司收购废铁料时,王某、黄某将过磅记录用U盘拷贝出来,再将过磅记录改少,重新打印一份重量少于实际重量的过磅单,根据过磅单填写废旧材料让售单,由负责过磅、监磅的黄某、王某等人签名,报领导审核后交给李某,李某按照过磅单上载明的重量,到财务部缴纳货款后持过磅单及财务部盖章的废旧材料售让单,将废铁料运出公司后再出售。他们还采取直接偷盗的方式处置废料。李某在公司收购废铁料不经过磅及缴纳费用,直接将车开至门卫处,再由王某指使门卫放行,李某将废铁料运出公司后出售。20134月至7月间,三人用上述方式将价值人民币70 900元的废铁料款侵占,所得赃款三人均分。

分析

  在制造型企业中,废旧物资的回收处置属于高风险业务环节。利用废旧物资处置机会截流资金,早已不算新鲜事。在本案例中,监磅员与司磅员串通,通过修改过磅单或干脆不过磅的方式偷盗废旧物资,再由废旧物资回收公司同伙倒卖后三人均分赃款。案件发生可谓环环相扣,有三个方面值得关注:案件为何发生,舞弊行为是如何被发现,以及如何避免与防范?

()案件为何发生

  过磅系统设置存在缺陷。通常,对于过磅环节应要求双人司磅。该公司确实设置了两人,公司通过信息系统直接读取重量并打印电子磅单,以保证原始数据的真实性与完整性。但过磅系统在设置修改权限上存在问题。司磅员与监磅员有修改磅单数据的权限,以至于两人能“将过磅记录改少”。此外重复打印的过磅单也未能体现打印次数,不利于复核人员及时发现问题。

  领导审核单据形同虚设。系统数据被修改后,重新打印出的过磅单,由王某与黄某按其数据填写《废旧材料让售单》后交领导审核,领导在此环节的审核依据与审核目的值得商榷。如果只是为了复核数据的准确性则意义不大,如果是复核数据的真实性似乎又缺少依据。

  门卫不对出厂车辆进行检查。“李某在公司收购废铁料不经过磅及缴纳费用,直接将车开至门卫处,再由王某指使门卫放行,李某将废铁料运出公司后出售”,这样的细节表明该公司的门卫没有起到应有的作用,如果未被买通(发生舞弊行为),那么这种行为就是玩忽职守。门卫是公司物资安全的最后一道关卡,也可以说是最重要的一环,理应严格检查每一辆过往运输车辆,但是本案例中的门卫却能被王某(仅是一名司磅员)指使放行,说明其缺乏应有的职业警惕性。

()舞弊行为如何被发现

  案例中并没有详述案件是如何被“曝光”的,但可以推断出有以下几种方式发现了舞弊:

  废旧物资被发现莫名其妙地减少。通常,废旧物资的数量与产成品的数量存在一定的正相关关系,而财务可以根据过往经验了解之间的系数,对近期的产品产量与收到的处置款项进行匹配,发现较大异常,进而发现可能存在的猫腻。

  公司检查了过磅系统的后台数据库。虽然王某与黄某修改了主机上的磅单,但是过磅系统的后台数据库一定会留下他们的犯罪痕迹:二次打印、修改数据等。只要有信息系统管理员去检查,可很快发现该舞弊行为。

  同事举报。举报往往是发现舞弊最直接也是最有效的手段,本案的曝光很有可能是被同事进行举报所致。

()如何避免和防范发生此类舞弊行为

  设置专人负责对废旧物资进行管理。20134月至7月,短短的三个月,三人贪污了七万多元,由此可见,该公司的废旧物资从数量上来说还是较多的。因此,非常有必要设置专门的岗位负责废旧物资的收发存。

  完善废旧物资的处置流程。凡是废旧物资的处置,均应由废旧物资的保管人员根据库存情况定期或不定期提出处置申请,经领导审批后,方可由非废旧物资保管人员及非司磅员寻找收购商。若每次数量较大,还可选取2-3家收购商进行比价(单价)。司磅过后,收购商通过现金或汇款的方式及时进行缴款,之后由财务开具相应的缴款确认单(收据)并同时开具出门条。

  不断增强门卫的安全意识。对于门卫这样的保安人员,应加强其警惕意识,对于没有收据和出门条的车辆,一律需要检查其是否载有公司物资。在公司规章制度中应明确规定,若物资丢失,门卫需要承担一定的责任,以此对其进行警示。

  定期的复核与检查。公司可以定期进行复核与检查工作,以尽早发现问题,减少损失。当然通过复核与检查,在很大程度上也会对计划舞弊人员起到警示作用。