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一笔糊涂账将公司近300万现金莫名“糊”去

发布时间:2015-03-19 15:57:14 消息来源:理道财税咨询网 作者:理道财税咨询网 浏览:62958

消息来源: 财会信报

案例

  20152月中旬,北京市西城区检察院以职务侵占罪对王某提起公诉。王某所在的公司是一家注册资本不足50万元的小型物业公司,成员不到40人,出纳王某在10年间竟侵占公司资金将近300万元。

  据调查,王某自2002年开始担任物业公司的出纳,2011年后又转为会计。王某自2005年开始侵占公司的现金。“一开始,只是因为周转不开,顺手从公司的财库里拿钱,数量很小,一次也就拿几百元,而且等有钱了就会立马还上。”王某说,“拿了一段时间后,就越拿越多,也越拿越频繁,自己也糊里糊涂;钱渐渐还不上了,但因为一直没人发现,所以就难以收手。”直到201411月,物业公司的上级单位要对公司进行改制,开始对物业公司的账目进行清理时,王某担心罪行暴露,才主动到西城区检察院投案自首。

  审讯中,王某坦言公司在财务管理方面虽然制定了相应的报销制度和管理规范,但在实际工作中疏于执行,缺少监管。王某说,自己利用这一“糊涂”的机制,虽然从出纳变成会计,但实际上自己一直包办了二者的全部工作,管理着公司财库的现金,包括提现、支付、作账、保管等整个现金管理流程都由其一手掌控。该公司领导也承认并不清楚公司的财务制度实际如何执行。王某曾说:“拿了10年单位的钱,我自己也不清楚总共拿了多少。”案发后,经检察院核查,确认王某共侵占公司现金278万余元。这笔“糊涂”账终于算清了!

  分析

  本案例中有两个值得注意的细节:细节一,王某包办公司现金管理的全过程,出纳、会计一肩挑;细节二,该物业公司自2005年王某入职以来一直未进行账目清理,直到2014年底由于改制才进行资产清查工作。在此,暂且不去细究公司财务管理制度的设计是否合理有效,先来看看公司货币资金制度的执行是否存在缺陷。

  ()不相容职责是否分离?

  案例中已明确指出公司现金出纳岗与会计岗都由王某一人承担,这无形中给王某提供了良好的作案机会。试想如果现金提现、支付、作账、保管都由一个人负责,那在日常工作过程中即使企业建立了严格的资金支出授权程序,对于王某而言也都是枉然。如果出纳与会计岗位分离,会计在做账时很容易就会发现出纳的各种猫腻行为,相反会计也没有机会接触现金实物。所以,明确合理的岗位分工是保证资金收付流程安全的基础。

  ()票据与银行印鉴的管理是否分开?

  公司的票据与银行印鉴一直由王某保管,公司有关票据管理的一切控制措施对王某而言都毫无意义。预留银行印鉴作为控制支付风险的一项重要手段,在银行与企业账务往来中起着举足轻重的作用。通常,银行要求企业有两个银行预留印鉴。企业完全可以利用两枚印鉴的设置来控制企业资金支付的风险。可惜的是,本案例中的物业公司未能实行此项制度,未能执行“严禁一人保管支付款项所需的全部印章”的要求。

  ()内部监督检查是否落实?

  公司是否有现金日记帐?是否有按月现金盘点机制?公司是否有内部监督部门或机制?根据案例中的描述,该物业公司内部现金管理应是十分混乱,现金管理的内部监督严重缺失。但是,我们也注意到,该公司是一家只有40人的物业公司,并且还有一家上级单位。所以针对上述分析,我们为“上级单位”的监督检查提出以下四点建议:重点检查公司货币资金岗位管理是否存在不相容职务混岗的现象;重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全;重点检查是否存在办理体现业务所需的两枚银行印鉴由同一人保管;重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全。

  作为一家物业公司,公司的收入可能多为现金收入,所以我们还有一个疑问,公司业务现金的收取是否直接由王某经手?恐怕这又是“一笔糊涂账”。